Probleem: Ik ontving gemiddeld 100 mails per maand die niet direct aan mij gericht waren, maar ‘ter weet’ aan de hele afdeling werden gestuurd. Hierdoor zag ik regelmatig nuttige dingen over het hoofd en als ik een week weggeweest was kostte het zeker een uur om orde te scheppen.

Oplossing: In samenwerking met de afdelingssecretaresse heb ik een format gemaakt voor de weekmail. Iedereen die informatie had die nuttig is voor de hele groep kan deze in dit format aanleveren. De afdelingssecretaresse bundelt dit vervolgens tot een weekmail en stuurt ‘m met het weekrooster mee.

Goed om te weten: Het duurt even voor iedereen op de hoogte is en gewend is aan het feit dat ze niet meer direct naar iedereen mailen, maar via de weekmail. Daarom is het goed als je één iemand vraagt (liefst iemand waar mensen naar luisteren 😉) om iedereen die per ongeluk toch nog direct mailt hierop te wijzen.